Konferencje są bardzo ważnym elementem świata biznesu – to sposób na wymianę poglądów i rzucenie światła na ważne zagadnienia związane ze zmianami rynkowymi. Takie wydarzenie musi przebiegać bezproblemowo, aby uczestnicy mogli skupić się na najważniejszych rzeczach, stąd też warto wcześnie rozpocząć przygotowania do organizacji konferencji.

Jak zorganizować konferencję?

Planowanie konferencji warto zacząć jak najwcześniej, ponieważ związane jest z tym dużo planowania, wymyślania i rezerwowania. Należy zacząć od wybrania motywu, który będzie zależał od tematu konferencji. Warto wymyślić chwytliwą nazwę i slogan, która zaciekawi potencjalnych uczestników i zachęci ich do wzięcia udziału w konferencji. Tworząc logo i inne produkty marketingowe, jak broszury, ulotki i inne gadżety, należy brać pod uwagę wcześniej wymyślony koncept, aby nie było wątpliwości, co te produkty mają reklamować.

Organizacja konferencji jest pracą zespołową

Dzieląc taką pracę na kilka osób, a nawet kilka zespołów, można być pewnym, że konferencja będzie zorganizowana na czas i wszystkie jej elementy będą sprawdzone i dopracowane. Wybrany zespół może zacząć pomoc już na poziomie wymyślania motywu przewodniego – najlepsze pomysły pojawiają się w czasie grupowej burzy mózgów. Taki zespół będzie również wsparciem w czasie planowania całego eventu, jego promocji, pozyskiwania sponsorów oraz dotacji, rejestracji uczestników i sprzedaży biletów. Warto również rozważyć pomoc wolontariuszy w dniu konferencji, kiedy emocje sięgają zenitu, bo należy dopiąć wszystko na ostatni guzik, a nadal pojawiają się drobne problemy. W takich momentach pomoc wolontariuszy jest nieoceniona.

Rozpisanie planu i budżetu

Organizacja konferencji jest niemożliwa bez stworzenia planu i rozpisania budżetu – należy wziąć pod uwagę wynajem miejsca na wydarzenie, zakwaterowanie uczestników, transport, usługi cateringowe, organizację imprezy integracyjnej (lub kilku, jeśli event trwa kilka dni), promocję wydarzenia oraz wynagrodzenie dla członków zespołu i prowadzącego konferencję. Koszty organizacji takiego wydarzenia są duże, więc warto również poszukać sponsorów, z którymi należy omówić szczegóły współpracy czy postarać się o dotacje finansowe na wydarzenie. Kiedy to wszystko zostanie zaplanowane, należy zdecydować się na termin konferencji i jej długość. Planując termin konferencji należy unikać weekendów (chyba, że są to wydarzenia firmowe), sezonów wyjazdowych, jak wakacje czy ferie i dni świąt czy innych ważnych wydarzeń.

Rezerwacja miejsc i usług

Po stworzeniu planu zostaje wiele czasu na zajęcie się rezerwacją miejsc i usług ujętych w planie. Warto dokładnie poznać opinię innych klientów korzystających z usług firm, z którymi podpisujemy umowy, aby uniknąć oszustw czy usług niskiej jakości.

Ułożenie programu, rejestracja uczestników i promocja

Najciekawszą częścią organizacji konferencji, jest stworzenie programu wydarzenia, przedstawienie go światu i szeroko pojęta promocja eventu oraz zebranie chętnych uczestników. Podczas tego etapu należy eliminować problemy i wątpliwości, które na pewno zaczną się pojawiać i nie przestaną, aż do zakończenia całej konferencji.

Po skończonej konferencji warto podziękować wszystkim, którzy brali w niej udział jako goście i jako organizatorzy oraz poznać ich opinię na temat wydarzenia i wyciągnąć z nich wnioski na przyszłość, korzystając z np. ankiet internetowych wysłanych na pocztę elektroniczną.